System zarządzania informacją wewnętrzną w urzędzie

Gru 15, 2015 przez

komputer (2)Zarządzanie wewnętrznymi informacjami w urzędzie jest bardzo istotnym problemem. Aby mu sprostać, można zastosować system aplikacji typu e-Intranet. System e-Intranet nie jest, jak się powszechnie przyjmuje, zestawem statycznych stron zapisanych w formacie html, lecz systemem usług – aplikacji dostępnych poprzez przeglądarki WWW. Z badań wynika, że 30% czasu pracownicy tracą na poszukiwanie prostych informacji, niezbędnej do wykonywania powierzonych im zadań, np. kontaktów telefonicznych, aktualnych wewnętrznych aktów prawnych, itp. System e-Intranet ma za zadanie skrócić ten czas do minimum. E-Intranet jest wykorzystywany na potrzeby wewnętrzne urzędu z możliwością prezentacji niektórych informacji na “zewnątrz” do sieci Internet. System e-Intranet umożliwia sprawne zarządzanie informacją wewnątrz urzędu.
Qumak-Sekom korzystając z doświadczeń zdobytych w sektorze przedsiębiorstw prywatnych przygotował, będące częścią pakietu e-Urząd rozwiązanie e-Intranet. Oparte o solidne i proste w użyciu środowisko użytkownika jest ono dedykowane dla administracji publicznej i samorządowej. Dodatkową zaletą jest jego skalowalność, co umożliwia rozbudowę na życzenie o dowolny moduł oraz integrację z istniejącymi systemami.

Główną ideą e-Intranetu jest dostarczanie jak największej ilości informacji każdemu, kto jej potrzebuje przy równoczesnym zmniejszeniu kosztów, czasu i wysiłku włożonego w ich poszukiwanie. Właściwie zaprojektowany, wdrożony oraz aktualizowany – e-Intranet jest doskonałym i bardzo pomocnym źródłem informacji. Istotny jest też fakt, że e-Intranet umożliwia ścisłą kontrolę nad zakresem i jakością udostępnianej informacji. Jest ona aktualna, pochodzi z jednego źródła i z pierwszej ręki. Dzięki odpowiednim aplikacjom umożliwiających modyfikację zawartości, umieszczanie informacji w sieci odbywa się w bardzo prosty sposób i może tego dokonać każda osoba, która informację wytwarza oraz posiada uprawnienia do korzystania z tych narzędzi.
Aplikacja e-Intranetowa odgrywa znaczącą rolę w działaniach motywacyjnych i w procesie kształtowania wizerunku Urzędu jako miejsca pracy. Łatwość znajdowania potrzebnych informacji i pobieranie ich z pewnego źródła w mierzalny sposób przekładają się na efektywność pracy i uzyskiwane wyniki.

Cechy charakterystyczne dla systemu e-Intranet:

  •     jest środowiskiem do pracy grupowej,
  •     ma możliwość współdzielenia się informacjami, pomysłami,
  •     umożliwia łatwy i szybki dostęp do informacji,
  •     wykorzystuje technologię WWW do prezentacji informacji,
  •     posiada graficzny, intuicyjny interfejs użytkownika,
  •     pobiera informacje z baz danych w sposób dynamiczny,
  •     jako całość stanowi źródło informacji niezbędnych do sprawnego funkcjonowania urzędu,
  •     umożliwia proste i czytelne zarządzanie informacją w nim prezentowaną,
  •     System e-Intranet oferowany jest w standardowej szacie graficznej., która może być dostosowana do potrzeb urzędu.

System e-Intranet w wersji podstawowej zawiera następujące moduły:

  •     aktualności – moduł zawierający najświeższe informacje z życia urzędu, rady, gminy itp. aktualizowane codziennie,
  •     biuletyn informacyjny – periodyk zawierający tematycznie usystematyzowane informacje, aktualizowane w określonym przedziale czasu np. ważne umowy zawarte przez urząd, informacje z sesji rady, ważne wydarzenia z życia urzędu, itp.,
  •     informacje prasowe – informacje zebrane z lokalnej prasy na tematy związane z działalnością danej jednostki administracji samorządowej. Informacje oprócz treści artykułu zawierają jego tytuł, nazwę, datę publikacji oraz autora. Moduł umożliwia przeszukiwanie treści artykułów wg. powyższych kryteriów.
  •     kalendarz na dziś – moduł zawierający chronologicznie poukładany spis wydarzeń, np. konferencji, szkoleń, spotkań, itp.,
  •     rezerwacja zasobów – możliwość dokonania rezerwacji sal, rzutników, samochodów itp.,
  •     książka telefoniczna – wykaz wszystkich pracowników ze szczegółową informacją o telefonie, numerze pokoju, godzinach urzędowania oraz wykaz wszystkich kontaktów zewnętrznych z możliwością przeszukiwania po imieniu, nazwisku, nazwie komórki organizacyjnej, telefonie,
  •     katalog odsyłaczy – zbiór przydatnych odsyłaczy do stron internetowych,
  •     katalog plików – zbiór wzorców dokumentów, instrukcji itp. w postaci elektronicznej,
  •     rejestr aktów prawnych – zbiór wszystkich wewnętrznych aktów prawnych np. Uchwały Rady, Zarządzenia Prezydenta Miasta, itp. Moduł wyposażony jest w przeszukiwarkę aktów prawnych wg. klucza określonego przez użytkownika. Domyślnym kluczem jest nazwa pliku z zapisanym tekstem aktu prawnego,

Dodatkowo za dopłatą oferujemy moduły

  •     personalizację – możliwość dostosowania pewnych elementów aplikacji pod konkretnego użytkownika,
  •     forum dyskusyjne – moduł umożliwiający prowadzenie dyskusji na różne tematy z zachowaniem ich przebiegu do późniejszego przeglądania,
  •     import danych z istniejących systemów (kadry – książka telefoniczna),
  •     rejestr urlopów.

Opcjonalnie na życzenie istnieje możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe moduły “pod klucz” przystosowane do konkretnych potrzeb urzędu.

Podobne wpisy

Tagi

Podziej się